a. Contează – ce ne influențează

Se spune că succesul în viață este influențat de multe lucruri. De exemplu, contează în ce familie te naști, sau la ce școală mergi, sau în ce cerc de prieteni te învârți. Părinții te îndrumă. Profesorii te ghidează. Prietenii te influențează. Mai ai nevoie și de un pic de noroc într-o lume nebună, nebună, de multe ori ostilă și plină de neprevăzut. Într-un anumit moment al vieții putem fi într-o poziție favorabilă, în alt moment putem fi într-o poziție mai puțin favorabilă față de scopurile, visele și obiectivele noastre.

Ei bine și pentru o afacere, contează toate acestea. Contează ideile și obiectivele asociaților, contează nivelul de pregătire al managerilor, abilitățile lor de comunicare, contează competența și buna intenție a angajaților. Dacă afacerea este construită și se bazează pe parteneri de încredere și pe furnizori serioși, va performa. Altfel va întâmpina tot felul de dificultăți. Chiar în situația în care te bazezi pe parteneri de încredere și furnizori serioși, legislația își poate crea dificultăți. Dacă aceasta îți impune tot felul de reguli greoaie, sau dacă aceste reguli se vor schimba mult prea des astfel încât să nu poți avea un plan de afacere predictibil, afacerea ta va fi afectată zi de zi.

Ei bine, noi ca indivizi, ca întreprinzători, ca manageri nu trăim într-o bulă perfectă ci suntem înconjurați de tot felul de oameni și situații care ne pot ajuta sau care ne pot încurca acțiunile. Toate acestea se răsfrâng și asupra organizației în care lucrăm și asupra performanțelor sale, pentru că, nu-i așa, organizațiile sunt formate din oameni.

 b. Cadrul și limitele

Pentru a exista, pentru a-și asigura o existență cât mai bună și mai lungă, oricine și orice organizație trebuie, până la urmă, să se „încadreze” în peisajul locului și momentului în care există sau își desfășoară activitate.

Fără a face filosofie, ci pentru a fi pragmatici, trebuie să înțelegem un lucru simplu: există limite. Cât de largi sau cât de strâmte sunt aceste, este o altă discuție, dar există limite. Iar noi, ca indivizi și organizațiile noastre, trăim într-un anumit „cadru” definit de anumite limite.

Pentru a avea o viață, respectiv pentru a asigura o evoluție a activităților organizațiilor noastre omenești, cât de cât predictibilă (căci fără predictibilitate, chiar dacă limitată, nu ar putea exista planificare, dezvoltare, progres) ar fi bine să cunoști cât mai bine „cadrul” în care te „scalzi”.

Cerințele cuprinse în capitolul 4 vorbesc despre faptul că este o bună practică, pentru orice organizație, să cunoască mediul intern și extern în care își desfășoară activitatea, adică contextul în care evoluează.

Contextul reprezintă o conjunctură, o situație specifică, o circumstanță, o stare de lucruri și într-un anumit moment.

Fapt divers – spionatul (CIA, FSB, SRI), bârfitul (social media) dar și cercetarea (pentru vaccinuri, tehnologie sau experimente sociale) au la bază curiozitatea pentru atingerea limitelor cadrului în care ne scăldăm. Aș spune că, cunoașterea contextului este primul pas spre îmbunătățire continuă.

c. Cunoașterea e cheia

Primul pas spre reușită, spre succes, este să știi „în ce ape te scalzi”, adică să cunoști contextul în care te afli, pentru a încerca să te protejezi de „aspectele” ce ar putea avea impact negativ sau să profiți de „aspectele” care te pot avantaja.

Un „aspect” este o anumită situație cu sau fără potențial de impact (pozitiv sau negativ) asupra organizației.

Dintr-o anumită situația specifică, în care te găsești la un moment dat, pot rezulta anumite situații sau „aspecte”, care ți-ar putea influența performanța în viață (pozitiv, negativ sau deloc). Ești performant în viață dacă ești capabil să îți atingi cât mai complet și cât mai multe dintre obiectivele sau scopurile personale. De ce situații anume trebuie să te ferești și pe care trebuie să le exploatezi pentru a-ți atinge obiectivele? Depind acestea de mine? Depind acestea de alții?

Similar, pentru a avea succes orice organizație trebuie să cunoască contextul în care își desfășoară activitățile și care generează diferite „aspecte”, adică situații cu sau fără potențial de impact. Acest context îi poate influența, în bine sau în rău, performanța și implicit capabilitatea sa de a obține „rezultatele intenționate ale sistemului său de management al calității”, adică capabilitatea sa de a realiza produse sau de a furniza servicii, conforme, clienților săi. De asemenea anumite „aspecte” pot să fie fără impact asupra activităților organizației. Ce ne-ar putea pune piedici în realizarea de produse conforme cu cerințele clienților? Ce ne poate ajuta să livrăm doar produse conforme, fără defecte? Sunt acestea aspecte interne, proprii organizației noastre? Sunt aspecte externe, ce nu depind de organizația noastră?

d. Identifică, analizează, alege ce crezi că e cu adevărat important

La un moment dat pot fi identificate multe „aspecte” sau situații, însă trebuie să alegem dintre acestea doar pe cele care sunt cu adevărat relevante, adică pe cele mai importante, cele care influențează organizația în mod concret și real și care pot avea astfel impact (pozitiv sau negativ) asupra scopului și direcției strategice a organizației.  De ce? Pentru că, altfel ne pierdem în detalii, în aspecte ne-relevante, fără impact important asupra organizației.

De aceea trebuie să analizăm și să evaluăm potențialul de impact al acestor aspecte. Astfel, trebuie să ne concentrăm pe „factorii” pozitivi și pe cei negativi (pe situații cu potențial de impact mare), dar să luăm în considerare și alte situații care, poate, nu au potențial de impact prea mare, în momentul identificării.

Un „factor” este o situație cu potențial de impact (pozitiv sau negativ) asupra organizației. Putem spune astfel că un factor este un „aspect” relevant pentru organizație.

Desigur, orice alegere este subiectivă și imperfectă, adică depinde de interesul real și de gradul de cunoaștere a celui care alege. Poți greși? Bineînțeles. Poți lăsa un aspect important deoparte? Desigur. Te poți concentra pe un aspect ne-relevant? Ba bine că nu.

Nu te chinui să obții adevărul absolut. Tratează procesul de alegere cu seriozitate, dar nu cădea în extreme. Cu cât vei cunoaște mai bine aspectele / situațiile, cu atât alegerea ta va fi mai potrivită pentru contextul în care te afli tu sau organizația ta, dar nu te aștepta ca alegerea ta să fie perfectă. Îți vei da seama dacă un anumit „aspect” (sau situație) te influențează sau nu (adică este un „factor”), funcție de evoluția lucrurilor, așa că vei ști dacă ai ales bine sau nu.

Dacă influența unui aspect nu are prea mare impact, ține-l sub supraveghere (e doar o situație de luat în considerare), dar nu e cazul să iei măsuri, pentru că orice măsură presupune o acțiune, adică alocări de resurse iar resursele nu trebuie irosite. Nu uita trebuie să fii un tip practic, nu trebuie să despici firul în patru, dar trebuie să fii pregătit.

e. Lumea este într-o continuă schimbare

După cum deja ți-ai dat seama, contextul este format din totalitatea aspectelor, a situațiilor, la „un moment dat”. Contextul este astfel „o poză”. Determinarea aspectelor externe și interne (a contextului) este o imagine statică. Este această poză completă? Nu, pentru simplul motiv că nimeni nu poate determina „toate” aspectele externe și interne relevante care să influențeze activitatea unei organizații. Trebuie să fie completă? Nu. Trebuie să fie doar practică, adică să ne furnizeze suficiente informații pentru a ne putea atinge obiectivele.

Dar… lucrurile sunt mereu în schimbare. Pământul se învârte, ceilalți oameni acționează fiecare spre a-și satisface propriile interese, organizațiile desfășoară activități cu impacturi diverse iar timpul curge într-o singură direcție (deocamdată, sau dacă vreți… în contextul științific actual). Oricum ar curge timpul, lucrurile au fost, sunt și vor fi mereu în schimbare.

Aspectele sau situațiile externe sau interne sunt și ele într-o continuă schimbare. Ce am considerat astăzi că poate avea un impact negativ, mâine poate să aibă un impact pozitiv și tot așa. Cum putem ține ritmul cu această continuă schimbare?

f. Monitorizează schimbarea, analizează, monitorizează și tot așa

Nu avem decât soluția de a monitoriza, adică de a verifica periodic evoluția aspectelor externe și interne identificate deja și de a identifica dacă, în perioada scursă de la ultima analiză a aspectelor externe sau interne, au mai apărut altele, neluate în seamă până acum.